Do czego potrzebny mi BPM?

Każda organizacja ma jakiś system. Nie, nie chodzi o „system informatyczny” ale model który opisuje przepływ aktywności, informacji i procesów decyzyjnych. Sekwencja kroków która wykonana konsekwentnie w efekcie przynosi wynik – tak w biznesie jak i w życiu. Uzyskany rezultat zależy od systemu.

Jeśli system nie jest udokumentowany, nie oznacza to że go nie ma – funkcjonuje cały czas i dostarcza rezultat. A jeśli system nie jest zdrowy, nie daje zdrowych, pożądanych rezultatów.

Biznes zazwyczaj jest kolekcją systemów. Im większa firma, tym więcej podzbiorów. Z kolei te podzbiory mogą mieć też swoje kolekcje systemów.

W każdym biznesie grupa ludzi wykonuje swoją pracę by „dostarczyć wartość”. Ale nie robimy wszystkiego wspólnie i rozbijamy zadanie na aktywności ponieważ się specjalizujemy i realizujemy zadania według umiejętności - roli. Wykonujemy swoją pracę i przekazujemy ją do następnej osoby – niczym taśma produkcyjna.

Taka sekwencja czynności ma więc swój początek i koniec a pomiędzy tymi etapami znajduje się mniej lub więcej aktywności. Każda aktywność coś wytwarza lub coś zmienia – „dodaje wartość”. Czasami w sekwencji procesu potrzebujemy podjąć decyzję i skierować przepływ do innej ścieżki by uzyskać pożądany rezultat. Składamy wszystkie te elementy i uzyskujemy „proces biznesowy”- sekwencję czynności mających na celu stworzenie jakieś wartości.

Skoro jesteśmy świadomi że systemy istnieją możemy zidentyfikować procesy, przeanalizować aktywności w procesach pod kątem jakości, długości trwania i zaangażowania zasobów – jaki mają wpływ na rezultat działania firmy.

BPMN

Ponieważ diagramy mogą ułatwić zrozumienie złożonych pomysłów, powstał standard zapisu procesów zwany Business Process Model and Notation (BPMN). BPMN umożliwia graficzną reprezentację aktywności w procesie wszystkich uczestników danego procesu. W zdecydowanej większości przypadków diagramy te powstają „dla człowieka” i mniej lub bardziej restrykcyjnie są zgodne z oficjalną metodyką BPMN.

Narzędzia do tworzenia diagramów procesów wg notacji BPM najczęściej zwana są „modelerami” i niektóre z nich umożliwiają przeprowadzenie symulacji procesu. Wynik takiej analizy daje nam informację o niezbędnych zasobach, czasie wykonania całego procesu i każdej z aktywności, kosztach wykonania prac.

Platformy BPM

Model procesu który został stworzony z użyciem notacji BPM może być wykorzystywany nie tylko do lepszego zrozumienia procesu. Schemat tak zwizualizowanego procesu może stać się szablonem który będzie organizować przepływ informacji i sterować aktywnościami w firmie – w adekwatnej do jego zasięgu skali. Uruchomiony na platformie BPM proces odbiera sygnały z zewnątrz i kieruje je do odpowiednich aktywności, informuje zewnętrzne systemy o konieczności wykonania pewnej pracy, raportuje stan wykonania zadań. Platforma BPM automatyzuje zatem procesy i ustawia odpowiedni harmonogram wydarzeń.

Platformy BPM nie są wszystko robiącymi maszynami. Choć ta klasa oprogramowania umożliwia budowę interfejsów dla użytkowników do odczytu i wprowadzania niezbędnych informacji, najwłaściwszą dla nich rolą jest rola „infrastruktury drogowej” po której poruszają się ciężarówki i pojazdy innego przeznaczenia. Taka architektura wynika głównie ze stopnia zaawansowania komponentów tworzących warstwy firmowego oprogramowania; systemy do tworzenia front-endu często oferują więcej niż BPM, chęci uniezależnienia się od jednego dostawcy, różnych systemów operacyjnych i środowisk w których uruchamiane jest oprogramowanie klientów/użytkowników.

Co potrafią platformy BPM?

Automatyzacja procesów biznesowych.

Same reguły BPM niczego nie automatyzują. Ale ponieważ organizują przepływ informacji, a prowadzenie biznesu to w dużej części przekazywanie właściwych informacji/decyzji do właściwych ośrodków, sygnalizują właściwym systemom/osobom konieczność wykonania właściwej operacji.

Reguły biznesowe i zarządzanie decyzjami.

Po pierwsze, stworzenie odpowiednich reguł w języku BPMN jest zdecydowanie łatwiejsze niż w większości biznesowych narzędzi. Po drugie, platforma BPM wymusza stosowanie się do zaplanowanych sekwencji działań. Ich stosowanie przynosi pożądane rezultaty jeśli są stosowana a BPM nie pozwala na dowolność.

Analityka.

Aktywność w procesie otrzymuje zadanie i kończy pracę rezultatem. A skoro tak, możemy zmierzyć jakość tej pracy, czas jej wykonania, zużyte zasoby. Na tej podstawie możemy przeprojektować proces lub cały system.

Integracja

BPM jest spoiwem które integruje różne systemy. Mają one różną rolę w systemie i często nie wiedzą wzajemnie o swoim istnieniu. Dostarczają informacje do procesu lub odczytują z niego. BPMN koordynuje pracę całego systemu, informuje aplikacje które interfejsy obsługują jakie operacje – w odpowiednim kontekście. Trzeba mieć świadomość ze platformy BPM nie zarządzają danymi - zarządzają informacją.

Zarządzanie zadaniami i współpraca.

Platforma przyporządkowuje zadania do określonych grup. Następnie na tej podstawie powstają listy prac do wykonania. Jak na taśmie produkcyjnej, wynik wykonania pracy przekazywany jest dalej. Możemy więc mówić o tworzeniu zadań i organizacji współpracy między zespołami.